Trong công việc văn phòng việc sử dụng các phần mềm MS Excel rất quan trọng. Trong đó các hàm trong Excel giúp người làm việc không nhưng tiết kiệm thời gian mà còn gia tăng hiệu quả.

Vậy các hàm trong Excel thường dùng trong văn phòng là gì hãy cùng Sinh viên Thành phố Hồ Chí Minh tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

♥ Review khóa học nhân sự ngắn hạn tốt nhất Hà Nội TP Hồ Chí Minh

1 Hàm trong excel tính trung bình cộng AVERAGE

Hàm AVERAGE là hàm Excel cơ bản trong dùng để  hỗ trợ tính trung bình cộng của một dãy số trong bảng tính Excel, hỗ trợ người dùng tính toán nhanh hơn nếu số lượng phần tử trong dãy lớn và dài.

Cú Pháp: AVERAGE(Number1, [Number2], [Number3],…)

Trong Đó:

• Number1: bắt buộc
• Number2, Number3,…: tùy chọn.

Hàm AVERAGE có tối đa 256 đối số, có thể là số, tên, phạm vi hoặc tham chiếu ô có chứa số. Một đối số tham chiếu ô hoặc phạm vi có chứa giá trị logic, văn bản hay ô rỗng thì những giá trị đó sẽ bị bỏ qua, trừ giá trị 0 hoặc được nhập trực tiếp vào danh sách đối số.

Ví dụ: Cho bảng điểm của một số học sinh, tính điểm trung bình cộng các môn học của từng học sinh. Hãy tính trung bình điểm các môn của học sinh

2 Hàm MIN, MAX

Hàm MAX và hàm MIN để tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất của các đối số hay vùng dữ liệu.

Cú Pháp:

• MAX (number 1, number 2, …)
• MIN (number 1, number 2, …)

Trong Đó:

Number 1, number 2 là các đối số hoặc vùng dữ liệu.

Ví dụ:

Đưa về giá trị lớn nhất trong dãy các số 10, -20, 3, 4, 11

• Công thức: MAX (10, -20, 3, 4, 11) = 11.

Đưa về giá trị nhỏ nhất trong các số: 20, 100, 30, 45.

• Công thức: MIN (20, 100, 30, 45) = 20.

3 Hàm đo độ dài của chuỗi ký tự LEN

Hàm Len dùng để đo độ dài của chuỗi ký tự bất kỳ bạn có thể sử dụng hàm LEN trong Excel, hàm này trả về độ dài chính xác của chuỗi ký tự từ đó bạn có thể thực hiện những yêu cầu bạn muốn. Có chức năng Trả về giá trị là độ dài của chuỗi ký tự, kể cả ký tự khoảng trống.

Cú Pháp:LEN (text)

Trong Đó:

Text: là chuỗi ký tự

Ví dụ :

Đo độ dài của chuỗi “Trung tam Le Anh”.

Công thức tính sẽ là: =LEN (“Trung tam Le Anh”) = 16.

4 Hàm trả về số ngày giữa 2 ngày trong Excel Hàm DAYS

Công dụng hàm Days: Hàm trả về số ngày giữa 2 ngày trong Excel

Cú pháp: DAYS(end_date, start_date).

Trong đó:

• end_date:Là ngày kết thúc muốn xác định số ngày, là tham số bắt buộc.
• start_date:Là ngày đầu tiên muốn xác định số ngày, là tham số bắt buộc.

Nếu end_date và start_date đều có dạng số thì hàm dùng EndDate – StartDate để tính số ngày giữa 2 ngày này.

Nếu end_date và start_date ở dạng văn bản hàm tự động chuyển sang định dạng ngày bằng cách sử dụng hàm DATEVALUE(date_text) rồi tính toán.

Nếu đối số vượt ngoài phạm vi của ngày tháng năm thì hàm trả về giá trị lỗi #NUM!

Nếu đối số dạng văn bản mà không thể chuyển sang định dạng ngày hợp lệ thì hàm trả về giá trị lỗi #VALUE!

Ví dụ: Tính số năm công tác của các nhân viên dựa vào hàm Days().

5 Dạng thức MATCH(giá trị dò, danh sách, cách dò)

Dạng thức MATCH(giá trị dò, danh sách, cách dò)

Hàm MATCH sẽ đem “giá trị dò” dò tìm trong bảng (bảng là dãy ô nằm trên một dòng hoặc trên một cột). Nếu tìm thấy sẽ trả về thứ tự của ô được tìm thấy nằm trong bảng. Nếu bảng là cột thì sẽ trả về số dòng, nếu bảng là dòng sẽ trả về số cột.
Hàm MATCH có 3 cách dò thể hiện bởi 3 giá trị sau:

0: bảng không cần được sắp xếp, hàm MATCH sẽ có kết quả nếu tìm được đúng giá trị đem dò, ngược lại trả về #N/A.

1: bảng phải được sắp xếp tăng. Nếu không tìm thấy đúng “giá trị dò” hàm MATCH sẽ trả về thứ tự của ô có giá trị lớn nhất trong bảng và nhỏ hơn “giá trị dò”.

-1: bảng phải được sắp xếp giảm. Nếu không tìm thấy đúng “giá trị dò” hàm MATCH sẽ trả về thứ tự của ô có giá trị nhỏ nhất trong bảng và lớn hơn “giá trị dò”.

ví dụ: =MATCH(5,{3,7,5,8},0) = 3 hoặc =MATCH(5,{3,5,7,8},1) = 2

hoặc =MATCH(5,{8,7,5,3},-1) = 3

7 Hàm loại bỏ khoảng trống trong văn bản Hàm TRIM

Hàm TRIM không thể bỏ qua giúp bạn xử lý các khoảng trắng nằm rải rác trong bảng tính khi bạn nhập hay dán văn bản từ một cơ sở dữ liệu, một website, một chương trình văn bản khác,… Giả sử, bạn muốn loại bỏ các khoảng trắng trong cột A2, bạn chỉ cần sử dụng hàm TRIM ở ô B2 với công thức: =TRIM(A2). Bạn copy công thức xuống cuối danh sách để có kết quả loại bỏ các khoảng trắng tương tự ở B2.

Cú Pháp: TRIM(Text)

Trong Đó: Text là đoan văn bản chứa khoảng trắng cần loại bỏ

8 Hàm tính tổng các đối số Hàm SUM

Hàm SUM trong Excel thường được sử dụng để tính tổng các đối số trên bảng tính. Sử dụng hàm Sum trong Excel giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian và công sức so với cách tính thủ công thông thường

Cú pháp: =SUM (number 1, number 2, …)

Ô tính có giá trị logic TRUE được xem là 1, FALSE được xem là 0.

Nếu đối số là mảng hay tham chiếu thì chỉ các giá trị số trong mảng hay tham chiếu đó mới được tính. Các giá trị khác trong mảng hoặc tham chiếu bị bỏ qua.

9 Hàm dò tìm theo hàng: HLOOKUP (giá trị tìm, mảng giá trị, chỉ số dòng) (kết quả sẽ trả về giá trị của một ô)

Hàm HLOOKUP là hàm excel nâng cao dùng dò tìm một giá trị ở dòng đầu tiên của một bảng dữ liệu. Nó sẽ trả về giá trị ở cùng trên cột với giá trị tìm thấy trên hàng mà chúng ta chỉ định. Hàm HLOOPUP thường dùng để điền thông tin vào bảng dữ liệu lấy từ bảng dữ liệu phụ.

Cú Pháp: Hlookup (giá trị đem dò, bảng giá trị dò, số thứ tự hàng cần lấy, phạm vi tìm kiếm)

• Giá trị tìm kiếm:giá trị dùng để tìm kiếm, có thể là một chuỗi ký tự, một tham chiếu, một giá trị nào đó của bảng chính. Giá trị này phải có tên trong vùng dữ liệu tìm kiếm.
• Vùng dữ liệu tìm kiếm:Vùng chứa dữ liệu cần tìm. Vùng chứa dữ liệu tìm kiếm này thường nằm ở bảng phụ. Lưu ý: trong vùng dữ kiệu tìm kiếm này phải chứa giá trị tìm kiếm
• Hàng trả về giá trị tìm kiếm:giá trị lấy ở hàng thứ mấy trong bảng phụ
• Tham số:muốn tìm chính xác hay tương đối. Tham số này điền “0” nếu bạn muốn dò tìm chính xác, điền số “1” nếu muốn dò tìm giá trị tương đối.

10 Hàm điều kiện Hàm IF

Các bạn sư dụng hàm IF để trả về một giá trị nếu một điều kiện là đúng và giá trị khác nếu điều kiện là sai.

Cú pháp: =IF(Điều kiện; Giá trị 1, Giá trị 2) . Nếu đúng với điều kiện thì kết quả sẽ trả về là Giá trị 1, còn nếu sai thì sẽ trả về là Giá trị 2.

Ví dụ: =IF(D6=120;”CÓ”,”KHÔNG”)

Trên đây là 10 hàm trong Excel cơ bản nhất mà bạn cần nắm được khi là dân văn phòng . Hy vọng bài viết trên hữu ích với bạn.

>>> Chủ đề tương tự:

♥ Cách sử dụng hàm Sumif trong excel

♥ Tân sinh viên cần chuẩn bị những gì?

♥ Cách viết CV cho sinh viên chưa tốt nghiệp

♥ Cách sử dụng hàm Sumif trong excel– Tính tổng có điều kiện

♥ Cách rèn luyện kỹ năng thuyết trình hiệu quả

Sinh viên Thành phố Hồ Chí Minh chúc bạn thành công!