Cách Tìm Và Thay Thế Từ Trong Word Và Excel Chi Tiết

Khi thực hiện công việc viết lách, dò bài và chỉnh sửa là một công đoạn thiết yếu để giúp bài viết được hoàn thiện hơn. Nhưng nếu bạn cứ sửa đi lại từ ngữ trong đoạn văn bản một cách thủ công sẽ làm lãng phí rất nhiều thời gian. Trong Word và Excel có chức năng tìm và thay thế từ ngữ vô cùng hữu dụng.

Vậy cách thay thế từ trong word/excel được thực hiện như thế nào? Hãy cùng theo dõi bài viết sau nhé.

I. Lợi ích của tìm và thay thế từ trong Word /Exel

Trong một văn bản dài, chằng chịt từ ngữ để tìm kiếm những từ ngữ sai và thay thế chúng là một việc khá vất vả và tốn thời gian. Chức năng tìm kiếm và thay thế từ trong word /excel sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này:

1. Đối với Word

– Tìm kiếm, rà soát nhanh chóng, dễ dàng các từ ngữ bị giống nhau.

– Cho biết số lần xuất hiện của từ nào đó trong văn bản.

– Sửa chữa, thay thế các từ khác nhau

2. Đối với Excel

– Tìm kiếm nhanh chóng, dễ dàng dữ liệu bạn cần.

– Thay thế hoặc sửa chữa dữ liệu đang tìm.

– Tìm kiếm được trên nhiều dữ liệu.

II. Cách tìm và thay thế từ trong Word

1. Cách tìm kiếm trong Word

– Cách 1: Ở mục Home trên thanh công cụ bạn ấn chọn Find (hoặc tổ hợp phím Ctrl + F), nhập từ cần tìm kiếm, sau đó ấn Enter hoặc Ok. Tất cả các từ bạn cần tìm kiếm sẽ được hiện ra.

– Cách 2:

Bước 1: Ở mục Home trên thanh công cụ bạn ấn chọn Find (hoặc tổ hợp phím Ctrl + F)

thay thế từ trong word

Bước 2: Nhập từ cần tìm kiếm vào, sau đó ấn Enter hoặc Ok, kết quả cho ra những từ bạn cần tìm.

cách tìm và thay thế từ trong word

Kết quả cho ra như sau:

cách tìm và thay thế cụm từ trong word

Lưu ý: Chức năng tìm kiếm không phân biệt viết thường hay viết hoa.

2. Cách thay thế từ trong Word

– Cách 1:

Ở Home trên thanh công cụ ấn chọn Replace (hoặc tổ hợp phím Ctrl +H), nhập từ muốn tìm để thay thế và nhập từ thay thế từ muốn tìm. Sau đó nhận Replace, Find next hoặc Replace all để tìm và thay thế từ bạn muốn.

– Cách 2:

Bước 1: Ở Home trên thanh công cụ ấn chọn Replace

(hoặc tổ hợp phím Ctrl +H)

cách tìm và thay thế cụm từ trong word

Bước 2: Nhập từ bạn cần tìm kiếm để thay thế vào ô Find What.

cách tìm và thay thế cụm từ trong word

Bước 3: Nhập từ bạn muốn thay thế vào ô Replace with.

cách thay thế từ trong excel

Bước 4: Khi nhấp chuột vào ô Find next, màn hình sẽ hiện ra các từ mà bạn đang tìm kiếm, khi đó chúng sẽ bị bôi đen.

cách thay thế từ trong excel

Bước 5: Nhấp chọn Replace, hệ thống sẽ tự động thay thế lần lượt từng từ một. Mỗi lần nhấp chọn Replace sẽ được thay thế một lần.

cách thay thế từ trong excel

Bước 6: Nhấp chọn Replace all nếu muốn thay thế tất cả các từ đã tìm được trước đó.

thay thế từ trong excel

Cuối cùng, hệ thống sẽ hiện lên bảng thống kê số từ đã được thay thế, lúc này bạn chỉ cần ấn Ok là được.

thay thế từ trong excel

III. Cách tìm và thay thế từ trong Excel

1. Cách tìm kiếm trong Excel

a. Tìm dữ liệu trong bảng tính, tập tin làm việc hoặc trong 1 vùng dữ liệu

Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu bạn cần tìm, sau đó ở trên thanh công cụ chọn Home -> Editing -> Find and Select -> Find (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl +F).

cách thay thế từ trong excel

Bước 2: Điền từ hoặc ký tự bạn cần tìm trong hộp thoại Find what, sau đó ấn Find next hoặc Find all.

cách thay thế từ trong word

Trong đó có:

Fina all: mở ra một list gồm tất cả số lần xuất hiện của từ bạn cần tìm kiếm, bạn có thể điều chỉnh nó bằng dấu mũi tên.
Find next: sẽ hiện ra giá trị tìm kiếm đầu tiên trong bảng excel đó, nhấn thêm lần nữa sẽ xuất hiện giá trị thứ hai và cứ như vậy.

»»» Tìm hiểu thêm: Khóa học tin học văn phòng

b. Tìm kiếm nâng cao trong Excel

Nhấn Options, trong đó sẽ bao gồm các lựa chọn như sau:

Within: nó có tác dụng tìm kiếm một giá trị cụ thể ở toàn bộ tập tin (workbook) hoặc bảng tính hiện tại (sheet)
Search: lựa chọn này là tìm kiếm các giá trị theo thứ tự từ trên xuống (by columns) hoặc từ trái sang (by rows)
Look in: tìm kiếm những những dữ liệu nhất định như bình luận (comments), công thức (formulas), giá trị (values)
Match case check: có tác dụng tìm kiếm chữ thường hoặc chữ hoa
Match entire cell contents: Chỉ tìm kiếm các ô chứa ký tự đã được điền vào Find What.

cách thay thế từ trong excel

c. Tìm kiếm các ô đã được định dạng cụ thể

Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở hộp thoại Find and Replace, sau đó chọn Options, rồi chọn Format. Chọn kiểu định dạng bạn cần tìm.

Nếu bạn cần tìm các ô bị trùng với định dạng của các ô trong trên sheet thì hãy xóa đi một tiêu chí nào đó trong hộp thoại find what, nhấn vào mũi tên cạnh format, chọn Choose format from cell và ấn chọn ô định dạng bạn muốn.

cách thay thế cụm từ trong word

Bước 2: Chọn định dạng bạn muốn

cách thay thế cụm từ trong word

Bước 3: Ô đã được định dạng

cách tìm và thay thế cụm từ trong excel

d. Tìm kiếm các ô chứa công thức

Bước 1: Tô đen vùng dữ liệu bạn muốn tìm kiếm hoặc nhấp chọn một ô bất kỳ để tìm kiếm. Sau đó ấn chọn Find and Select rồi chọn tiếp Go to special.

cách tìm và thay thế cụm từ trong excel

Bước 2: Chọn Formulas -> đánh dấu lựa chọn bạn muốn ứng với kết quả công thức bạn đang tìm, rồi ấn Ok.

Trong đó gồm có:

Numbers: là các công thức giá trị số (bao gồm cả ngày tháng)
Text: là những công thức có giá trị văn bản
Logicals: là công thức chứa False và true
Errors: là các ô có công thức chứa lỗi ví dụ như #REF!, #VALUE!, #N/A, #NAM?, #DIV/0, #NULL!, #NUM!.

cách thay thế từ trong word

2. Cách thay thế từ trong Excel

a. Thay thế giá trị này bằng giá trị khác

Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu hoặc ô bất kỳ bạn cần thay thế. Nhấn Ctrl + H để mở hộp thoại Replace (hoặc có thể chọn Editing trong Home, chọn Find & Select, rồi chọn Replace).

Bước 2: Gõ giá trị cần tìm trong hộp thoại Find What, gõ giá trị muốn thay thế trong ô Replace with. Nhấp Replace để thay thế lần lượt hoặc Replace all để thay thế đồng loạt.

cách thay thế từ trong word

b. Thay thế số hoặc văn bản bằng khoảng trắng

Nếu bạn muốn thay thế kết quả tìm kiếm bằng khoảng trắng vậy thì trong hộp thoại Find what chỉ cần bỏ trống ô Replace with, rồi nhấn Replace all.

thay thế văn bản bằng khoảng trắng

c. Thay thế một ngắt dòng

Nếu bạn muốn thay thế dấu ngắt dòng bằng một dấu tách nào đó thì hãy nhập ký tự ngắt dòng vào ô find what bằng cách ấn tổ hợp phím Ctrl +J. Phím tắt này chính là mã kiểm soát ASCII cho ký tự 10 tức là ngắt dòng hoặc dòng cấp dữ liệu. Sau khi dấu chấm nhấp nháy nhỏ xuất hiện thì gõ ký tự muốn thay thế vào Replace with.

cách thay thế từ trong word