Tin học văn phòng là một kỹ năng vô cùng cần thiết trong mọi ngành nghề lĩnh vực. Là sinh viên, nếu bạn vẫn chưa có kỹ năng tin học văn phòng thì sẽ bỏ lỡ rất nhiều cơ hội trong học tập cũng như công việc. Vậy làm thế nào để nhanh nhất có được kỹ năng cần thiết này? Cùng Sinh viên TPHCM đi tìm hiểu kỹ năng tin học văn phòng là gì và cách để có được kỹ năng này trong bài viết nhé!
1. Tin học văn phòng là gì?
Tin học văn phòng là một nhánh trong ngành CÔNG NGHỆ THÔNG TIN (Information Technology – IT), chú trọng đến khả năng xử lý các công việc thường được sử dụng trong văn phòng như: thao tác với văn bản, bảng tính, trình chiếu.
Tin học văn phòng gồm bộ công cụ Microsoft Office liên quan như:
- Microsoft Office Word
- Microsoft Office Excel
- Microsoft Office PowerPoint
- Microsoft Office Access … khóa học trưởng phòng nhân sự
Với rất nhiều các phiên bản khác nhau nhưng về cơ bản là phục vụ cho công việc văn phòng nói chung.
Bạn đã bao giờ nghĩ mình hoặc ai đó là kẻ “khuyết tật IT” chưa?
Trong thời đại công nghệ thông tin (IT – Information Technology) phát triển đến mức không thể tin nổi như thế này thì đã phát sinh một khái niệm “KHUYẾT TẬT IT” -> để chỉ về những người mù tịt về công nghệ thông tin.
Thực chất, Tin học văn phòng cũng chỉ là một nhánh nhỏ trong ngành công nghệ thông tin vô cùng bao la rộng lớn. Thành thạo về Tin học văn phòng cũng giống như “xóa mù chữ” cho mọi người trong lĩnh vực công nghệ thông tin vậy.
Khi có ai đó nhắc tới các cụm từ “Tin học văn phòng”, “Tin học văn phòng cơ bản“, chắc ai cũng sẽ nghĩ tới bộ sản phẩm ứng dụng Word – Excel – Powerpoint, chúng mang những tính năng ứng dụng rất rộng rãi và được áp dụng phổ biến trong việc thực hiện các công việc văn phòng, giấy tờ hiện nay.
Đứng trước những tính năng đa dạng của bộ 3 ứng dụng này, không ít người lần đầu tiên tiếp cận đã bị CHOÁNG và loay hoay không biết mình phải tìm hiểu và nắm vững những điều gì trước tiên.
>>>>> Bài viết xem nhiều: nên học xuất nhập khẩu online ở đâu
2. Kỹ năng tin học văn phòng – Kỹ năng không thể thiếu
– 90% các nhà quản lý trên thế giới đều sử dụng excel hàng ngày để quản trị.
– Phần lớn mọi người không nhận thức được tầm quan trọng của Microsoft Office Word – Excel – Powerpoint vì chỉ sử dụng được 5 – 10% công dụng thật sự của bộ ứng dụng này. khóa học về tài chính
– Theo một cuộc điều tra nổi tiếng ở Mỹ, hơn 80% ứng viên tham gia cho rằng kỹ năng Tin học văn phòng Word Excel Powerpoint là một kỹ năng không thể thiếu nơi công sở.
3. Các kỹ năng tin học văn phòng cần thiết
Các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản với các phím
- Làm quen với thao tác đánh mười ngón,, đặt vị trí ngón tay, vị trí các dấu trong văn bản (,.:’?~^@!-+ …..)
- Công dụng của các phím chức năng : Enter, Backspace, Ins,…
- Sử dụng các phím tắt (shortcut keys) trên bàn phím máy tính: Copy – Ctrl + C, paste – Crtl + V, print – Ctrl + P, autocorrect – Alt + T + A,…
Để được công nhận là thành thạo tin học văn phòng bạn cần có những kỹ năng tin học văn phòng cần thiết đó là:
Kỹ năng tin học văn phòng Word
Microsoft Word, còn được biết đến với tên khác là Winword, là một công cụ soạn thảo văn bản khá phổ biến hiện nay của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft.
Microsoft Word Cho phép người dùng làm việc với văn bản thô (text), các hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphic) và nhiều hiệu ứng đa phương tiện khác (multimedia) như âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn bản được thuận tiện hơn. khóa học kế toán thực hành
Ngoài ra cũng có các công cụ như kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người sử dụng.
Các phiên bản của Word thường lưu tên tập tin với đuôi là .doc với các bản Office trước bản 2007 hay .docx đối với Office 2007, 2010 trở đi.
Hầu hết các phiên bản của Word đều có thể mở được các tập tin văn bản thô (.txt) và cũng có thể làm việc với các định dạng khác, chẳng hạn như xử lý siêu văn bản (.html), thiết kế trang web.
Với kỹ năng word các bạn cần thành thạo:
- Nhập liệu văn bản, định dạng đoạn văn, văn bản: Gõ đúng văn phạm tiếng Việt, font, cỡ chữ, màu chữ
- Lập, chèn và định dạng bảng: Bullet, numbering, căn đoạn, line-spacing, tab, chèn thêm dòng, cột, trộn (merge), tách (split), thay đổi đường viền bảng…
- Chèn hình ảnh, vẽ hình khối, sơ đồ: Shape, smart art, clip art
- Chèn ký tự: Symbol; Chèn link (hyperlink), ghi chú (footnote)
- Thiết lập in: khổ giấy, lề in, header, footer, đánh số trang văn bản
- Trộn văn bản: Mail merge
- Bảo mật file: Đặt mật khẩu bảo vệ cho file word
Kỹ năng tin học văn phòng Excel
Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính.
Bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự, tuy nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng, chủ yếu là thiết lập, xử lý bảng và tính toán theo các hàm.
- Tạo bảng tính, Định dạng dữ liệu bảng tính: Định dạng số, định dạng bảng, trộn (merge), xóa cột (split)….
- Định dạng tự động: Định dạng tự động theo yêu cầu (theo tỉnh, ngày tháng năm,…)
- Sử dụng hàm số thông dụng: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Sumif, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, Now….
- Sử dụng lọc dữ liệu (Filter) : lọc theo yêu cầu
- Vẽ Biểu đồ: Chart
- Tạo Link: Hyperlink
- Thiết Lập in, bảo mật file: Page setup, Đặt Password cho file
- Và còn rất nhiều ứng dụng khác. Ví dụ như thế này chẳng hạn:
Kỹ năng PowerPoint trong Tin học văn phòng
Gồm bộ soạn thảo và thiết lập hệ trình chiếu
- Chỉnh sửa, vẽ hình khối, biểu đồ trong PowerPoint: Shapes, Smart art, Chart
- Tạo link: Hyperlink
- Sử dụng các kiểu trình chiếu, thiết kế: Transition, Themes design
- Tạo hiệu ứng amination
- Sử dụng slide master
- Bảo mật file
- Trình chiếu, xuất file sang định dạng PDF
3. Cách nhanh nhất để có kỹ năng văn phòng
Có rất nhiều cách để học tin học văn phòng và có được kỹ năng này như:
- Tự học tin học văn phòng qua tài liệu và video: Tốn nhiều thời gian và học không được hệ thống
- Học các ngành học liên quan đến công nghệ thông tin: Thời gian học dài
- Có người giỏi về tin học văn phòng hướng dẫn: Không phải ai cũng có cơ hội như vậy
- Học tin học văn phòng cấp tốc ở trung tâm
Nhìn vào những đánh giá về những cách học này thì con đường nhanh nhất để các bạn có thể sở hữu ngay kỹ năng tin học văn phòng là tham gia những lớp học tin học văn phòng ở trung tâm (nhưng đổi lại bạn sẽ phải trả một khoản chi phí cho khóa học)
Lợi ích của học tin học văn phòng ở trung tâm:
- Thời gian học ngắn
- Được cấp chứng chỉ tin học văn phòng
- Nắm vững kiến thức cơ bản về máy tính
- Xử lý thành thạo các thao tác làm việc và tiện ích trên Windows
- Soạn thảo và trình bày chuyên nghiệp với Microsoft word
- Biết cách sử dụng và lập các bài trình chiếu chuyên nghiệp trên PowerPoint
- Tạo lập và trình bày nhanh gọn các bảng tính trong Excel
- Hiểu rõ và biết cách sử dụng thực tế các hàm và công thức tính toán trên excel
- …
Tham khảo bài viết: Những trung tâm dạy tin học văn phòng tốt nhất ở Hà Nội
4. Lợi ích khi thành thạo tin học văn phòng
Trong thời đại công nghệ thông tin được phổ cập và ứng dụng trong rất nhiều công việc khác nhau thì khả năng thành thạo tin học văn phòng là một yêu cầu tối thiểu nếu bạn muốn làm các công việc liên quan đến hành chính hay bàn giấy.
Khi thành thạo các kỹ năng cơ bản của tin học văn phòng như sử dụng thành thạo các phần mềm thuộc bộ Microsoft Office hay các phần mềm quản lý, bạn sẽ:
✔️ Xử lý các vấn đề cơ bản của máy tính, các lỗi cơ bản của máy tính. Xử lý công việc nhanh hơn, tiết kiệm thời gian xử lý công việc.
✔️ Không cần phải google để tìm hiểu về các chức năng cơ bản đến nâng cao của Microsoft Word, Excel, Powerpoint.
✔️ Tăng khả năng thăng tiến trong công việc, ứng tuyển, tăng lương.
Đặc biệt hiện nay, khi Thông tư 03 – BTTTT đã đi vào hoạt động thì bạn còn cần Chứng chỉ Ứng dụng Công nghệ Thông tin – chứng chỉ để chứng nhận khả năng tin học văn phòng của bạn – giúp bạn có cơ hội việc làm tốt hơn tại các doanh nghiệp lớn hay cơ quan nhà nước. Do đó, việc thành thạo tin học văn phòng là một điều vô cùng cần thiết.
>>>>>> Tham khảo thêm: khóa học xuất nhập khẩu thực tế tphcm
